Voice Monkeys

Diktieren in der Kanzlei: Schriftsätze, Vermerke und Mails per Sprache

Aktualisiert:

In Kanzleien wurde diktiert, lange bevor es Spracherkennung gab: aufs Band, für eine Sekretärin, die jeden Mandantennamen kannte und wusste, wie „§ 573 Abs. 2 Nr. 1 BGB“ aussieht. Software bringt das Tempo zurück, aber nicht die Sekretärin. Der Text steht sofort da, nur bringt niemand für dich die Zitierweise in Form oder korrigiert den Namen der Gegenseite. Hier geht es darum, wie du einen Schriftsatz in Blöcken diktierst, wie Paragrafen, Aktenzeichen und Namen nicht zur Nacharbeit werden und was du zur Vertraulichkeit klären solltest, bevor du anfängst. Rechtliche oder berufsrechtliche Beratung ist das nicht: Maßgeblich sind die Vorgaben deiner Kanzlei, deiner Kammer und deines Datenschutzbeauftragten.

Vertraulichkeit klären, bevor das erste Wort fällt

Mandanteninformationen sind die erste Frage, nicht die letzte. Manche Diktierwerkzeuge wandeln Sprache auf deinem Rechner um, andere schicken die Aufnahme an einen Server. Für die anwaltliche Verschwiegenheit und für die DSGVO kann das einen erheblichen Unterschied machen, und manche Kanzleien führen eine Liste freigegebener Software. Ob ein bestimmtes Werkzeug zulässig ist, bewertet nicht der Hersteller, sondern deine Kanzlei zusammen mit ihrem Datenschutzbeauftragten. Bevor du zu einem Mandat diktierst, frag:

  • Gibt es bei uns ein freigegebenes Diktier- oder Spracherkennungssystem? Ist daneben etwas erlaubt?
  • Wenn Audio an einen Server geht: Sind Standort und Löschpraxis des Anbieters nach unseren Vorgaben akzeptabel?
  • Brauchen wir vor dem Einsatz für Mandatsarbeit eine schriftliche Vereinbarung mit dem Anbieter?
  • Wird Verarbeitung auf dem Gerät in unserer Richtlinie anders behandelt als Cloud-Verarbeitung?
  • Sind optionale KI-Funktionen (Umformulieren, Zusammenfassen) erlaubt, obwohl sie Text ins Netz schicken können?

Den technischen Hintergrund zu lokaler, Cloud- und Hybrid-Verarbeitung liefert der Beitrag Diktieren und Datenschutz.

Einen Schriftsatz in Blöcken diktieren

Ein Schriftsatz oder ein Gutachtenvermerk hat eine vorhersehbare Form, also lass die Gliederung die Arbeit machen. Tipp zuerst das Gerüst, bei einer Klageerwiderung etwa: Anträge, Sachverhalt, Rechtliche Würdigung, Beweisangebote. Dann klickst du in jeden Abschnitt und diktierst nur diesen.

Ein guter Einstieg ist, die Kernfrage in einem Satz zu diktieren, weil das zur Genauigkeit zwingt: „Ob die per E-Mail übermittelte Kündigung des Mieters die vertraglich vereinbarte Schriftform wahrt.“ Einmal gegenlesen, dann weiter. Im Sachverhalt spielt das Diktat seine Stärke aus: Erzähl chronologisch, wie du es einer Kollegin erzählen würdest, ein kurzer Absatz pro Ereignis, „neuer Absatz“ bei jedem neuen Datum.

In der rechtlichen Würdigung diktierst du zuerst die Argumentation und lässt Fundstellen als Platzhalter stehen. Wer laut argumentiert, bleibt im Gedankengang. Wer nach jedem Satz eine Fundstelle formatiert, verliert ihn.

Paragrafen, Aktenzeichen und Fundstellen: erst Platzhalter, dann einfügen

Normzitate und Fundstellen behandelt Spracherkennung am schlechtesten. Paragrafenzeichen, „Abs.“ und „Nr.“, Aktenzeichen wie „VIII ZR 123/24“ oder Fundstellen in NJW und BeckRS kommen selten in der richtigen Form heraus. Eine Gewohnheit in zwei Schritten erspart dir den Kampf:

  • Beim Diktieren sagst du ein festes Markierwort plus Beschreibung: „Fundstelle BGH Schriftform E-Mail“ oder „Fundstelle Kündigungsparagraf“. Nimm immer dasselbe Wort, damit die Suche es findet.
  • Nach dem Entwurf suchst du das Markierwort und fügst jede Fundstelle aus deiner Datenbank oder deinen Notizen ein, wo sie schon korrekt formatiert ist.
  • Normen, die du ständig brauchst, legst du vollständig in einer Textbaustein-Datei ab und fügst sie ein.
  • Kurze Verweise im Fließtext wie „das Gericht hat entschieden“ oder „nach dem zweiten Prüfungspunkt“ diktierst du einfach, die brauchen keinen Platzhalter.

Das schützt auch die Richtigkeit: Eingefügte Zitate stammen aus der Quelle und nicht aus der Vermutung eines Sprachmodells, wie „acht Z R hundertdreiundzwanzig Strich vierundzwanzig“ geschrieben werden soll.

Namen von Parteien, Richtern und Mandanten

Ungewöhnliche Namen sind die zweitgrößte Quelle für Korrekturen. Geh damit um, wie du es einer neuen Assistenz erklären würdest. Definierte Begriffe helfen doppelt: Es sind normale Wörter, die richtig erkannt werden, und sie entsprechen ohnehin dem Stil, den du im Schriftsatz brauchst.

SituationGewohnheit
Partei mit seltenem NachnamenNamensliste pro Akte führen und einfügen, dazwischen „der Beklagte“ oder „die Klägerin“ diktieren
GmbH oder Firma mit KürzelBeim ersten Mal einfügen, danach den definierten Begriff („die Beklagte zu 1“) sprechen
Vorsitzende Richterin, GegenanwaltSchreibweise einmal pro Dokument per Suche prüfen, nicht Satz für Satz
Namen aus anderen SprachenUnterstützt dein Werkzeug die Sprache, sprich den Namen natürlich, sonst einfügen
Definierte BegriffeGroßschreibung und Hervorhebung in der Überarbeitung per Tastatur, gesprochener Text weiß nicht, was definiert ist

Mandantenmails und kurze Korrespondenz

Bei Mails spart Sprache am meisten Zeit, weil sie kurz und im Gesprächston sind. Halte die Taste für ein oder zwei Sätze, lass los, schau kurz drauf, mach weiter. Ein typisches Update: „Sehr geehrte Frau Yilmaz Komma neuer Absatz ich habe den Vertragsentwurf geprüft Komma den Sie mir am Montag geschickt haben Punkt Offen ist vor allem die Kündigungsklausel Komma die ich gern vor Freitag mit Ihnen besprechen würde Punkt neuer Absatz Mit freundlichen Grüßen“.

Zwei Regeln halten das sicher. Prüf den Empfänger, bevor du diktierst, nicht danach, und vergewissere dich, dass der Cursor im Textfeld der richtigen Nachricht steht. Diktat tippt dort, wo der Fokus ist. Ein Satz über ein Mandat im Entwurf an einen anderen Mandanten ist genau der Fehler, auf den es ankommt.

Wo Voice Monkeys in den Kanzleialltag passt

Voice Monkeys macht keine Aussagen zu Datenschutz-Konformität oder zur Vereinbarkeit mit dem Berufsrecht. Ob es für Mandatsarbeit genutzt werden darf, entscheiden deine Kanzlei und ihr Datenschutzbeauftragter. Die technischen Fakten für diese Entscheidung: Auf Macs mit Apple Silicon wird Sprache auf dem Mac umgewandelt, Diktieren klappt auch offline. Die Abo-Version für Windows, Linux und Intel-Macs schickt die Aufnahme verschlüsselt an einen Server in Deutschland, wandelt sie im Arbeitsspeicher um und verwirft Audio und Text. Unter Windows und Linux lässt sich auf ein optionales Offline-Modell umstellen.

Weil es einfach an der Cursorposition schreibt, funktioniert es in Word, Outlook, im Browser und in der Kanzleisoftware. Stellt deine Kanzlei bereits ein eigenes Diktiersystem bereit, nimm das. Sonst kannst du Voice Monkeys herunterladen und es zuerst an Texten ohne Mandatsbezug testen. Die eingebauten Alternativen erklären die Seiten zur Diktierfunktion unter Windows und zum Diktieren auf dem Mac.

Kontrollroutine vor dem Versand über das beA

  • Such dein Markierwort und füg jede Fundstelle ein.
  • Such jeden Parteinamen und definierten Begriff, korrigier die Schreibweise.
  • Lies jede Zahl laut gegen die Quelle: Daten, Beträge, Paragrafen, Fristen.
  • Prüf jede Verneinung („nicht“, „kein“, „nie“) in Anträgen und Würdigung. Ein verlorenes „nicht“ dreht die Aussage um.
  • Lies Anträge und Ergebnis der Würdigung nacheinander und prüf, dass sie dasselbe sagen.

Fragen und Antworten

Kann ich Paragrafen und Aktenzeichen zuverlässig diktieren?

Einfache Verweise klappen, formatierte Normzitate und Aktenzeichen selten. Diktier einen Platzhalter und füg das Zitat danach aus deiner Datenbank ein.

Darf ich Diktiersoftware für Mandate verwenden?

Das hängt von den Vorgaben deiner Kanzlei, deinem Berufsrecht und der Einschätzung eures Datenschutzbeauftragten ab. Frag vorher, besonders bei Werkzeugen, die Audio an einen Server schicken.

Speichert Voice Monkeys, was ich diktiere?

Nein. Auf Macs mit Apple Silicon wird Sprache auf dem Mac verarbeitet. In der Cloud-Version wird die Aufnahme in Deutschland im Arbeitsspeicher umgewandelt und verworfen, weder Audio noch Text werden gespeichert.

Wie verhindere ich, dass Text in der falschen Mail landet?

Klick in das Textfeld der richtigen Nachricht und prüf den Empfänger, bevor du sprichst. Diktat schreibt immer dort, wo der Cursor steht.

Ist ein diktierter Schriftsatz schneller als ein getippter?

Für Sachverhalt und Argumentation oft ja, wenn du gut laut denkst. Fundstellen und Formatierung gehen per Tastatur weiter schneller, deshalb mischen die meisten beides.

Quellen

Weitere Ratgeber